Советы по организации удаленной работы
Современные реалии (а именно – коронавирус и начинающийся экономический кризис) все чаще диктуют компаниям те или иные аспекты работы. В особенности, это касается фирм в сфере IT: большинство из них столкнулись с необходимостью организации работы в удаленном режиме. И, как выяснилось на практике, этот процесс оказался не таким легким, как считалось ранее.
Многие организации сегодня испытывают сложности, связанные с переводов всех бизнес-процессов в онлайн, также страдает коммуникация между разными отделами и контроль за решением задач. Мы собрали основные советы и рекомендации, которые помогут организовать дистанционную работу и сделать это без потерь производительности.
Необходимые инструменты
Если подумать, то для любого рабочего процесса можно найти комплекс инструментов и программ, которые обеспечат его лучшее выполнение в цифровой форме. Внимания заслуживают сервисы для общения между сотрудниками в режиме реального времени. Например, для видеоконференций и или онлайн-встреч можно воспользоваться:
-
Zoom
-
Whereby
-
Skype
-
Hangouts
Для постановки целей, ведения рабочего расписания и составления плана на день, стоит использовать один из следующих ресурсов:
-
Trello
-
Asana
-
Google Calendar
Для быстрого обмена документами лучше не сохранять их на персональном ПК, а сразу переносить в виртуальное пространство. Помогут в этом:
-
Google Drive
-
Office 365
-
Dropbox
Тайм-менеджмент
Одной из особенностей удаленной работы является сложность организации дня вне офиса. Человек, привыкший к определенному контролю со стороны начальства, дома нередко расслабляется и не может вернуться к привычному рабочему ритму. В этом случае потребуется соблюдение основных принципов тайм-менеджмента. Их можно свести к следующим правилам:
- Контроль времени. Чтобы сделать рабочий процесс непрерывным и продуктивным, старайтесь представить, что вы работаете не дома. Контролируйте режим и помните о том, что должны существовать определенные часы, в которые вы будете заниматься только работой и не отвлекаться на посторонние дела.
- Планирование дня. Утром или вечером накануне составьте список срочных дел, которые потребуется сделать в ближайшее время. Распределяйте задачи в порядке приоритетности и срочности, не забывайте отчитываться об их выполнении перед руководителем.
- Обозначение границы для членов семьи. Если вы живете не один, то заранее объясните своим близким, что у вас рабочий день и вы не можете отвлекаться по мелочам. Если вы все-таки вынуждены параллельно заниматься домашними делами, то распоряжайтесь своим временем так же, как и в офисе: самое важное сделайте во время обеденного перерыва, остальное – отложите на вечернее время.
Еще одно правило, которого стоит придерживаться, – это сведение к минимуму всех контактов с гаджетами. По статистике, практически 52% людей проверяют уведомления на смартфоне каждые 15-20 минут. По этой причине необходим полный запрет на использование гаджетов не по рабочим задачам.
Организация менеджмента
Многих директоров волнует тот факт, что при переводе сотрудников на дом сложнее оценить и увидеть результаты их деятельности. Какие рекомендации по организации удаленной работы можно дать в этом случае?
Стоит подойти к вопросу со всей серьезностью, так как снижение общей производительности – это непосредственная угроза для будущего компании. Для начала выберите менеджера, который будет контактировать со всеми членами команды. Этот сотрудник должен отличаться хорошими коммуникативными качествами, высокой эмпатией и отличной речью. Такой менеджер поможет выявить любые недовольства подчиненных и проконтролирует эффективность выполнения задач на удаленке.
Также советуем задуматься о дополнительных способах организации дистанционной работы – речь о создании платформы удаленного офиса. Подобное решение помогает организовать работу на дому для всех сотрудников компании, начиная от менеджеров и заканчивая бухгалтерским отделом.
Суть такой услуги в следующем:
- Дата-центр подбирает нужный набор инструментов для организации связи со всей командой и контроля за выполнением задач.
- Составляется список рекомендаций, которые помогут увеличить производительность и эффективность каждого сотрудника, а также значительно упростить ежедневные рутинные действия (отчеты, планирование и т.д.).
- Проводится обучение ваших сотрудников по работе в удаленном офисе, выполняется корректировка мелких недочетов и замечаний.
В рамках такой организации сотрудников на удаленке создаются и настраиваются дистанционные рабочие места. Это подразумевает под собой подготовку учетных записей, распределение уровней доступа, создание иерархии общих папок и подготовку функционала для работы с 1С.
Кроме этого, выполняется следующее:
- Создание CRM для виртуальных продаж (обычно на базе Bitrix24). Включает в себя установку на сервер, создание необходимых справочников и форм обратной связи, настройку воронок продаж и пр.
- Автоматизация бизнес-процессов. В том числе, разработка электронного документооборота, создание отчетности, отслеживание отпусков и отгулов.
- Настройка сквозной аналитики. Выполнение ряда настроек для отслеживания эффективности рекламных кампаний по количеству обращений клиентов.
- Создание инфраструктуры для удаленных продаж. В том числе, создание каталога товаров или услуг для вашего проекта, интеграция с CRM, наполнение сайта компании и пр.
В зависимости от специфики фирмы список может дополняться и расширяться. Важная составляющая переноса бизнес-процессов в режим онлайн – это обучение и консультирование сотрудников. Будьте готовы к тому, что потребуется несколько дней, чтобы наладить работу всех отделов и их взаимодействие между собой.
Эффективная организация дня
Серьезная проблема, с которой сталкиваются многие сотрудники при переводе компании на удаленную работу, – это низкий уровень самодисциплины. Как итог – нарушение дедлайнов, отсутствие мотивации и падение производительности. В этом случае помогут следующие советы:
- Оптимальные часы для работы. Директору лучше предложить своим сотрудникам самостоятельно выбрать часы для дистанционной работы. Поверьте, что далеко не всегда человек максимально продуктивен в утренние часы. Существует общая рекомендация по составлению графика: нужно разделить весь рабочий день (8 часов) на отдельные блоки по 1 часу с обязательным перерывом в 15-20 минут.
- Фильтруйте информационный поток. Не забывайте использовать различные инструменты, которые облегчают выполнение задач. Выполняйте за раз только одну задачу и не отвлекайтесь на информационный шум. Для успешной концентрации на работе делайте регулярные перерывы.
- Создание нужной атмосферы. Это поможет почувствовать себя дома как в офисе. Что можно сделать? Обустроить комфортную зону, в которой вы будете работать. Можно попытаться воссоздать обстановку офиса. Также не стоит забывать и о других мелких ритуалах: утренняя чашка кофе в начале дня, переодевание в брюки и рубашку, создание музыкальной подборки для рабочего настроения.
- Постепенный настрой на работу. Американский писатель Тим Феррис сделал одно очень интересное наблюдение: миллиардеры, актеры, спортсмены имеют особые действия для создания позитивного настроя. Для кого-то – это утренняя медитация или зарядка, для кого-то любимая песня или 10-минутное чтение.
Профессиональная помощь
Наш дата-центр Xelent – одна из крупнейших организаций в Санкт-Петербурге, которая занимается настройкой удаленного офиса, а также миграцией инфраструктуры в облачные сервисы. На наш взгляд, именно такой подход к организации рабочего процесса способен сохранить жизнедеятельность IT-фирмы в период коронавируса и кризиса. Как показала практика, компании, сумевшие организовать работу на дому, сумели избежать значительного падения прибыли, поэтому стоит задуматься о правильной удаленке, если вы еще не сделали этого.
Если у вас остались вопросы о порядке организации удаленной работы или вам нужен профессиональный взгляд на проблему, обращайтесь к менеджерам нашей компании.
