Кому и зачем нужна корпоративная почта
Сегодня существует огромное количество почтовых сервисов, в которых пользователи смогут создать для себя аккаунт и работать с электронной перепиской совершенно бесплатно. И этими возможностями пользуется большинство людей. Но одно дело, если это личная переписка и совершенное иное, если корпоративная почта. К надежности последней предъявляются очень серьезные требования. Раньше компания размещала почтовые сервисы на собственных серверах. Но сегодня, с массовым уходом «в облако» ситуация изменилась. Виртуальные технологии предлагают бизнесу повышенную гибкость, масштабируемость. Множество преимуществ получает он и от использования корпоративной почты. Зачем она нужна, каким функционалом и достоинствами наделена и как перейти на нее? Рассмотрим эти вопросы более подробно.
Зачем нужна корпоративная почта и почему нельзя пользоваться личной
Корпоративная почта используется исключительно в интересах организации. Первое отличие от личной – имя. Она будет предоставляться в таком формате: пользователь@название компании.домен. То есть работает она на доменном имени компании, который зачастую совпадает с названием сайта. Личная же почта предназначается для личного использования сотрудниками, то есть принадлежит определенному человеку. В своем большинстве основана она на бесплатных сервисах.
Смешивать рабочие и персональные электронные ящики настоятельно не рекомендуется. Но далеко не все придерживаются этих рекомендаций. В результате использования личной почты для решения корпоративных задач компании сильно страдает безопасность, удобство и стабильность работы:
- Бесплатные сервисы зачастую имеют низкий уровень защиты. К конфиденциальной переписке могут получить доступ злоумышленники. База адресов может применяться для рассылки спама, что крайне негативно скажется на репутации организации.
- Высокий риск отправки документации не по нужному адресу. Это актуально в обоих направлениях. То есть близкие люди могут получить корпоративный документ с секретной документацией, а деловые партнеры, клиенты – письмо личного содержания.
- Если сотрудник уволится, то его личный ящик, который также использовался и в целях бизнеса, будет утерян. И вся информация, которая хранилась в нем, включая базу данных, книгу контактов, будет утеряна.
- Негативное влияние на имидж корпорации. Подумайте, какая солидная компания будет делать деловую рассылку с электронного ящика katushka@mail.ru или другого подобного адреса?
Все это наглядно подтверждает факт необходимости разделения личной и корпоративной почты.
Функциональные особенности корпоративной почты
Чтобы окончательно разобраться, зачем нужна корпоративная почта, необходимо познакомиться с тем функционалом, которым она наделена:
- Более высокий уровень технической поддержки. Помимо стандартной формы обратной связи, предусмотренной на сайте, с администратором можно связаться и по телефону. Это особенно актуально в случае сбоев в работе почты, посягательств на ее безопасность и пр.
- Более совершенный веб-интерфейс почтового домена. Дает больше возможностей и отличается повышенным удобством в процессе управления настройками и функционалом электронной почты.
- Абсолютная безопасность. Корпоративным пользователям гарантируется полная конфиденциальность переписки. Для обеспечения ее функционала применяются самые надежные и хорошо зарекомендовавшие себя протоколы. Их зашифрованная версия будет надежно защищать переписку от стороннего несанкционированного доступа.
- Никакого спама. Бизнес вместе с корпоративной почтой получает полную защиту от вредоносной рассылки, в том числе и вирусов. Автоматически предотвращаются попытки подделки сообщений в случае применения технологий SPF и DKIM.
- Отсутствие надоедливой рекламы. В личной почте она буквально заполняет весь «эфир» доставляя множество неудобств пользователю. Здесь же она вас не будет беспокоить, позволяя полностью сосредоточиться на рабочих процессах.
То есть бизнесу важно иметь собственную корпоративную почту. А вот какой она будет, классической или облачной – это уже другой вопрос.
Достоинства облачной корпоративной почты
Чтобы понять, какая корпоративная почтовая система нужна именно вашему бизнесу, рекомендуем познакомится с особенностями и главными преимуществами облачных сервисов:
- Не нужно обслуживать сервер. Не надо покупать «железо», обновлять регулярно программное обеспечение, следить за его работой. Достигается экономия на самом оборудовании, на оплате счетов за электроэнергию, на оплате услуг персонала и его обучении. При переходе в «облако» все эти работы автоматически перекладываются на провайдера. Облачная корпоративная почта – выбор тех, кто ищет способы оптимизации бюджета.
- Доступ к почте можно получить из любой точки планеты при условии наличии доступа в интернет. Здесь нет привязки к определенному компьютеру. Особенно актуально это для компаний с удаленно работающими сотрудниками. Они смогут получить доступ к корпоративной почте с любого устройства и даже с нескольких одновременно. При этом учетные записи электронных ящиков в облаке синхронизируются автоматически и буквально мгновенно.
- Созданы все возможности для совместной работы. В современной бизнес-среде критически важно иметь мгновенный доступ к наиболее актуальной информации, в том числе и в сочетании с другим инструментарием для совместной работы. Это голосовая и видеосвязь, работа в режиме реального времени над проектами, редактирование документов. Персонал всегда будет работать в самой последней версии почты, получать только актуальную информацию, передавать большие объемы данных, в том числе видео сообщения.
- Быстрое и простое аварийное восстановление. Вам больше не надо переживать о потере информации в случае непредвиденного выхода из строя внутреннего сервера. Облачная корпоративная почта совершенно невосприимчива к проблемам с аппаратным обеспечением. Не работает компьютер – зайдите на электронный ящик через другое устройство. Здесь хранение информации выполняется в нескольких центрах обработки данных. И даже если так случится, что она будет утеряна, ее можно будет быстро восстановить.
- Абсолютная безопасность. В облаке электронная почта будет входить дата-центр с очень высоким уровнем защиты. Интернет-провайдеры для этих целей выделяют гораздо больше денег, чем могут позволить себе компании, в том числе и крупные. Нужна высокая защита корпоративных данных, тогда пора создавать почту в облаке.
Как выбрать облачный сервис для электронной почты?
Так кому нужна корпоративная почта – любому бизнесу, который проявляют заботу о своей репутации. И не важно, какого он масштаба, рода деятельности. И лучше, если она будет располагаться в облаке. Осталось только выбрать подходящий сервис. А чтобы не ошибиться в этом, следует ответить на ряд вопросов:
- Какие задачи планируется решить с использованием электронной почты? Знание собственных потребностей и целей значительно упрощает предстоящие работы.
- Сколько денег можно потратить? Выбирать стоит тот сервис, который будет вам по карману, а не ляжет неподъемным бременем на бизнес. Оцените его функционал и свои запросы. Возможно, часть опций вам не потребуется в работе, так зачем же за них платить?
- Сколько места для хранения вам необходимо? Облачные сервисы могут предоставить достаточно пространства для электронной почты и той информации, которая ею передается. Сервисы с ограниченным пространством будут дешевле, но вам постоянно придется контролировать объем их заполнения, удалять потенциально важные письма.
- Уровень безопасности. Чем выше он будет, тем более защищенной окажется ваша переписка.
- Простота и удобство использования. Логически понятный интерфейс, удобство в работе, правильное форматирование писем, возможность их просмотра на разных платформах, устройствах – все это значительно простит работу и повысит ее комфортность.
Компания «Xelent» выполнит подключение корпоративной почты, ее настройку подберет хостинг, который оптимально будет использовать для вашего бизнеса. Также мы возьмем на себя администрирование, поддержку. Обращаясь за услугами к профессионалам, вы получите надежную и стабильно работающую систему электронной переписки без затрат времени и усилий на ее обслуживание. Детали сотрудничества уточняйте у менеджеров компании по телефону или через онлайн-форму связи.
