Для чего используется облачный архив
Некоторые сферы деятельности (например, фармацевтика, наука, банковская отрасль) требуют хранения документации в течение длительного периода. Речь идет о сроках до 95 лет, так как именно эти цифры указаны в нашем законодательстве. Но вероятность того, что информация будет снова использоваться, особенно спустя годы после обработки, стремится к нулю. В результате такие неактивные данные накапливаются в большие массивы, требующие огромного пространства для хранения.
Для решения этой проблемы в последние годы стали использоваться сервисы облачного архива. Они представляют собой хранилища данных, которые не требуют частого обращения и использования. Такое решение позволяет компании сэкономить на обслуживании и обновлении локальных систем и ПО. Также использование архива в облаке соответствует законодательным требованиям и отличается высокой надежностью.
Причины для использования
Чаще всего хранилище располагается в public cloud, крупные компании используют гибридную систему. Но, как правило, внутри компании остаются только файлы, требующие частого доступа. Редко используемые данные – переносятся за пределы организации, что позволяет освободить лишнее пространство.
Зачем же требуется использовать архивные хранилища? Главная причина заключается в снижении издержек на бэкапы. Дело в том, что при хранении файлов на собственном сервере компании потребуется хранить и множество резервных копий системы. Однако бэкапы требуются не так часто, поэтому нет необходимости тратить на них значительную емкость инфраструктуры.
Использование облачного архива оправдано в следующих случаях:
- Размещение бизнес-данных. Для ряда компаний (например, в банковской или фармацевтической сфере) требуется обязательное хранение данных, которые генерируются ежедневно. Но, как правило, доступ к такой информации осуществляется редко, поэтому логичнее использовать облачное архивирование.
- Хранение медицинских данных. Медкарты пациентов должны храниться много лет, так как этого требует законодательство. Однако часть карт практически никогда не запрашивается, поэтому их можно архивировать.
- Хранение научной информации. Результаты научных экспериментов и исследований могут занимать сотни гигабайт. Хранить такие файлы удобнее в облаке, так как почти всегда в них нет острой нужды в настоящий момент.
- Архивация медиаконтента. Цифровой контент зачастую занимает много места, поэтому необходимо недорогое решение для его размещения. «Холодные» файлы можно разместить в облачном архиве и настроить быстрый переход между собственными хранилищами.
Это далеко не все примеры использования cloud-хранилища. Например, многие компании сегодня переносят в облачный архив базы 1С и других программ, так как это удобно и малозатратно.
Отличие от облачного бэкапа
Облачный архив нередко путаются с облачным бэкапом, однако между терминами есть ряд принципиальных различий.
При резервном копировании обновление измененных данных происходит через регулярные и запланированные интервалы. При использовании архивирования данные перемещаются один раз. То есть после попадания в облако они никогда не изменяются.
Бэкапы требуются для быстрого восстановления больших массивов данных, поэтому файлы записываются на устройства дедупликации. Благодаря этому обеспечивается быстрый доступ ко всей информации.
Архивное облачное хранилище используется для размещения отдельных объектов: например, файлов, баз данных или сообщений с почты. Однако размещенные данные не гарантируют восстановления сервера или тома, так как содержат лишь отдельные и разрозненные файлы.
Безопасность решения
Основной вопрос, который возникает у компаний при миграции на архивное облако, насколько безопасна технология и есть ли угроза для информации. Как и любой другой продукт архивирования, cloud-сервис должен обеспечить надежное хранение данных в течение длительного срока. Для этого при передаче данных в облако и из него используются защищенные протоколы HTTPS.
Дополнительной мерой безопасности является шифрование данных. При необходимости можно добавить собственные ключи шифрования, которые помогут повысить уровень безопасности.
Информация в облачном хранилище защищена от любого взлома, изменения, удаления или перезаписи. Благодаря использованию географической дублированности удается снизить риск потери данных.
Плюсы и минусы решения
Основными достоинствами cloud-архива можно назвать следующее:
- Минимальные расходы. Использование такого хранилища для данных позволяет отказаться от покупки собственного сервера и сократить расходы на обслуживание инфраструктуры.
- Простая настройка облачного архива. В большинстве случаев настройки можно выполнить без профессиональной помощи, так как облачные провайдеры предоставляют простой интерфейс управления.
- Масштабируемость. При необходимости ресурсы архива можно увеличить, что позволит платить только за фактически используемые объемы.
Стоит понимать, что у решения есть и свои минусы:
- Доступ в интернет. Для организации бесперебойной работы облачного архива потребуется постоянный и скоростной доступ к сети. В ином случае работа с файлами будет невозможна.
- Риски потери данных. Теоретически безопасность информации может оказаться под угрозой. Поэтому повышенное внимание придется уделить тому, как осуществляется передача и шифрование данных, как устраняются возникшие угрозы и т. д.
Создание архива в облаке
Процесс создания архива достаточно простой, однако лучше выполнять эту процедурe силами дата-центра. Так как при самостоятельном переносе баз может возникнуть ряд ошибок. Важно заранее оценить, какой объем данных будет храниться в облаке, сколько пользователей будут иметь к нему доступ, как будет осуществляться загрузка файлов.
Давайте подробнее расскажем о том, как сохранить архив в облако и какой схемы нужно придерживаться:
- Первая стадия – оценка условий и выбор поставщика услуг.
- Вторая стадия – сканирование и оцифровка файлов для создания электронного архива.
- Третья стадия – каталогизация и создание структуры разделов.
- Четвертая стадия – размещение на удаленном сервере, распределение прав и уровней доступа.
Выводы
Использование cloud-архива – простое и доступное решение, которое подойдет для организаций в разных сферах. Любой сотрудник компании сможет работать с документами архива, используя сертификат или пароль. Сложностей не возникнет и с масштабированием, так как облачная система позволяет изменять размер хранилища практически мгновенно.
Для загрузки архива в облако потребуется минимум времени, также при необходимости всегда удастся получить доступ к необходимым файлам. В отличие от физических носителей, которые со временем устаревают и подвергаются внешним воздействиям, облако будет работать и через 5, и через 20 лет, что позволит не беспокоиться о сохранности информации.
Остались вопросы о технологии? Задайте их специалистам нашей компании Xelent – они помогут разобраться в нюансах и подберут облако для вашего архива.
